Kennisgeving inzake Gegevensbescherming van klanten

Soms moeten we speciale categorieën persoonsgegevens verwerken. Dit zijn bepaalde types persoonsgegevens die een aanvullende privacybescherming vereisen. De speciale categorieën zijn:

• Vakbondslidmaatschap;
• Gezondheidsgegevens.

Deze speciale categoriën van persoonsgegevens kunnen nodig zijn om ons in staat te stellen een offerte te maken, uw polis goed te keuren, uw claim in behandeling te nemen of om andere verzekerings- of aanvullende diensten te verstrekken.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens om ons te helpen u advies te geven over, het opmaken, accepteren, of uitvoeren van een verzekeringscontract of het beheren van een claim uit hoofde van een verzekeringscontract.  Met name:

a.      Advies geven over, het opmaken en accepteren van uw polis, waaronder:

• Het uitvoeren van krediet- of antiwitwascontroles
• Het begrijpen van uw verzekeringsbehoeften zodat wij u een product kunnen aanbieden dat aansluit op uw behoeften en omstandigheden
• Het verkrijgen van een redelijk begrip over de aard van het risico dat door de polis zal worden gedekt
• Het aanbieden van concurrerende en passende tarieven
• Het verlengen van verzekeringsovereenkomsten

b.      Beheren van uw polis, waaronder:

• Het uitvoeren van wijzigingen aan uw polis
• Indien van toepassing, het verstrekken en verbeteren van klantendiensten
• Het onderhouden van contact met u, voor kwesties die verband houden met uw polis en voor algemeen klantencontact

c.       Beheren  van uw claims, waaronder:

• Registreren van uw claims
• Het beoordelen van uw claims, waaronder een samenwerking met derden die mogelijkerwijs zijn betrokken bij uw claims, zoals communicatie over autoreparaties of gezondheidsinformatie
• Het uitvoeren van grondige controles waaronder op het witwassen van geld
• Het onderzoeken van frauduleuze claims
• De verdediging of rechtsvervolging van geldige en wettelijke claims

d.      Aanvullende redenen, waaronder:

• Een verkoop of overdracht van onze polissen aan een ander verzekeraar door herstructurering
• Het uitvoeren van overige essentiële gebruiken en processen van het verzekeringswexen
• Het analyseren van onze cliënten en de producten die zij selecteren
• Ervoor zorgen dat wij voldoen aan alle juridische of wettelijke verplichtingen
• Het testen van onze systemen en processen waar imitatiegegevens niet beschikbaar zijn. Testen, waarbij gebruik wordt gemaakt van persoonsgegevens, worden alleen uitgevoerd in beperkte omstandigheden en uitsluitend met de juiste waarborgen en beschermingsmaatregelen.

Wij verwerken indien nodig persoonsgegevens om:

• u te benaderen wanneer u of iemand die namens u handelt, ons vraagt om een offerte en overweegt een contract met ons af te sluiten;
• te voldoen aan onze verplichtingen op grond van een contract met een cliënt of relatie;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• voor het verwerken van gegevens indien nodig voor het openbare belang, zoals het detecteren en voorkomen van fraude;
• het nastreven van onze legitieme belangen bij het verstrekken van verzekeringsdiensten aan onze cliënten.

Het kan zijn dat we speciale categorieën persoonsgegevens moeten verwerken wanneer het voor ons nodig is om:

• een verzekeringspolis te adviseren, op te maken, goed te keuren of uit te voeren of om een claim krachtens een verzekeringspolis te behandelen;
• juridische claims te beschermen, onderzoeken en te verdedigen;
• gegevens te verwerken in het kader van een wezenlijk openbaar belang.

Als uw claim in België wordt verwerkt kan MS Amlin speciale categorieën van persoonsgegevens zoals gegevens over uw gezondheid verzamelen om een claim te verwerken, te beheren en af te wikkelen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, maar in dat geval is het mogelijk dat MS Amlin de claim niet kan behandelen. U kunt uw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar de Data Protection Officer op het adres dataprotectionofficer@msamlin.com of door de Data Protection Officer een brief te sturen.

Om aan onze verplichtingen te kunnen voldoen en onze diensten op een effectieve wijze aan u te kunnen verstrekken, kan het nodig zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan externe partijen. Deze externe partijen kunnen zijn:

• Kredietinformatiebureaus
• Anti-fraude databases
• Banken
• Schadebehandelaars
• Advocaten
• Schade-experts
• Externe partijen die bij de claim zijn betrokken
• Privé-detectives
• De politie en wetshandhaving
• Het Waarborgfonds Motorverkeer
• Externe partijen betrokken bij het onderzoeken, de verdediging of regres plegen bij claims
• Andere verzekeraars (op bevel van de rechtbank of voor het voorkomen en detecteren van fraude)
• De nationale toezichthouders en overige regelgevende instanties zoals vereist door de wet (de AFM, DNB, Autoriteit Persoonsgegevens, ...)
• Bedrijven die onderdeel uitmaken van de MS Amlin
• Onze leveranciers en de onderaannemers voor de uitvoering van een contract dat wij met hen hebben afgesloten
• Herverzekeraars 

Uw gegevens zullen beveiligd worden gedeeld en uitsluitend wanneer dit absoluut noodzakelijk is. De gegevens zullen nooit worden verkocht aan externe partijen of organisaties voor marketingdoeleinden.

Omdat MS Amlin een internationale verzekeraar is, moeten wij uw gegevens soms buiten de Europese Economische Ruimte overdragen of delen voor onze operationele procedures. Ze kunnen ook worden verwerkt door werknemers die voor ons buiten de EER werken of voor een van onze leveranciers werken. We zullen altijd stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw gegevens op een beveiligde wijze worden behandeld en overgedragen door het gebruik van geschikte waarborgen en beschermingsmaatregelen.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De gegevens zullen worden bewaard overeenkomstig onze Gegevensbewaarnorm tenzij wet- en regelgeving ons verplicht om bestanden gedurende een specifieke periode te bewaren. Mogelijk dienen wij ook bestanden te bewaren om een verzekeringsrelatie te beheren, om te voldoen aan onze contractuele of wettelijke verplichtingen of om  vragen of geschillen op te lossen.

Wij zullen uw persoonsgegevens op basis van de volgende criteria opslaan:

• Ofwel zijn de persoonsgegevens actief nodig voor de doeleinden zoals vermeld in deze Kennisgeving inzake Gegevensbescherming
• Ofwel is er een wettelijke of reglementaire reden is om uw persoonsgegevens te blijven bewaren

volgens de Gegevensbeschermingsregelgeving heeft u het recht om:

• een kopie op te vragen van uw persoonsgegevens die door MS Amlin worden bewaard
• foute persoonsgegevens te laten corrigeren
• te verzoeken om uw persoonsgegevens te laten schrappen
• het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken
• bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens
• te verzoeken om de persoonsgegevens die u aan MS Amlin heeft verstrekt over te dragen naar een andere organisatie

Schrijf naar het onderstaande adres indien u een van deze rechten wilt uitoefenen, en vermeld uw verzoek en contactgegevens. Verstrek alle verdere informatie die volgens u nodig is voor MS Amlin om op effectieve en efficiënte wijze te kunnen voldoen aan uw verzoeken.

The Data Protection Officer
MS Amlin 
MS Amlin Corporate Services 
The Leadenhall Building
122 Leadenhall Street
Londen, UK
EC3V 4AG

Indien u contact met ons opneemt inzake het uitoefenen van deze rechten, zullen wij ernaar streven uw wensen uit te voeren. In sommige gevallen (met name waarbij het verzoek betrekking heeft op het beperken van het gebruik van persoonsgegevens of het bezwaar maken tegen het gebruiken van persoonsgegevens) kunnen er redenen zijn waarom wij uw verzoek niet kunnen vervullen, vooral indien wij verplicht zijn de gegevens te bewaren en te gebruiken om te voldoen aan eisen van wet- of regelgeving.

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.

MS Amlin streeft ernaar producten en diensten van de hoogst mogelijke kwaliteit te leveren. Indien u van mening bent dat wij niet voldoen aan uw verwachtingen, willen wij dat graag van u weten zodat wij dit voor u kunnen recht zetten. U kunt een klacht versturen via onze website onze website of per post naar het onderstaande adres.

Wij verwachten dat een klacht het beste kan worden behandeld door in eerste instantie contact met ons op te nemen. Wij nemen alle klachten ernstig. Indien u echter een klacht over ons of ons gebruik van uw persoonsgegevens heeft en hiervoor geen contact met ons wenst op te nemen, dan heeft u het recht om deze klacht direct te melden bij de toezichthoudende autoriteit. U vindt volledige informatie hierover op de volgende websites:

Wij kunnen uw persoonsgegevens ontvangen van verschillende bronnen, waaronder:

• U;
• Uw familieleden, werkgever of vertegenwoordiger;
• Overige verzekeringsmarktdeelnemers zoals bevoegde vertegenwoordigers, dienstverleners, herverzekeraars, overige verzekeraars, juridische adviseurs, schade-experts en schadebehandelaars.
• Kredietinformatiebureaus
• Anti-fraude databases, sanctielijsten, rechtbankbeschikkingen en overige databases.
• Overheidsinstanties;
• Intermediairs;
• Gevolmachtigen;
• In het geval van een claim, derden waaronder elke andere partij van de claim (zoals een eiser/verweerder), getuigen, experts (waaronder medische experts), schade-experts, advocaten en schadebehandelaars van derden.

Welke van de bovenstaande bronnen van toepassing zijn is afhankelijk van uw persoonlijke omstandigheden.

In sommige gevallen maken wij gebruik van geautomatiseerde besluitvorming voor het genereren van een offerte in het kader van onze verzekeringsdiensten. Dit proces gebruikt uitsluitend de informatie die u aan ons heeft verstrekt en vormt een algehele beoordeling van uw aanvraag. Deze beoordeling houdt rekening met de aard van het betreffende risico en, indien van toepassing, genereert een offerte voor de verzekeringsdienst. Het geautomatiseerde besluitvormingsproces wordt regelmatig getest om ervoor te zorgen dat het eerlijk, effectief en objectief blijft. Indien u bezwaar maakt tegen het gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, neem dan telefonisch contact met ons op via het telefoonnummer dat staat vermeld op de offerte-pagina of neem contact op met de MS Amlin Data Protection Officer.